Senin, 14 Oktober 2013

SURAT

SURAT A. Pengertian Surat Surat adalah alat komunikasi tulis untuk menyampaikan berita/informasi dari satu pihak ke pihak lain. B. Fungsi Surat 1. Alat komunikasi 2. Alat bukti tertulis 3. Alat pengingat 4. Alat bukti historis 5. Duta/wakil organisasi 6. Alat pedoman kerja C. Jenis Surat Berdasarkan isi/pembuatnya 1. Surat bisnis a. Surat permintaan penawaran b. Surat penawaran c. Surat pesanan d. Surat pengiriman barang e. Surat tuntutan/klaim 2. Surat dinas 3. Surat sosial 4. Surat pribadi a. Surat pribadi bersifat resmi Contoh: surat lamaran kerja, surat izin, surat permohonan. b. Surat pribadi bersifat tidak resmi D. Bagian Surat 1. SURAT DINAS a. Kepala surat (kop surat) • Nama lembaga/organisasi/instansi • Alamat lembaga/organisasi/instansi; • Nomor telefon, faximile, email, website; • Bidang usaha; • Nama dan alamat kantor cabang; • Logo organisasi. 2. Nomor, lampiran, dan hal surat - Nomor surat: kode urut, kode pokok maslah, bulan, tahun. - Lampiran: berapa lembar/bendel? - Hal: pemberitahuan/undangan/ 3. Tempat dan tanggal pembuatan surat Ada tiga cara penenmpatan tanggal surat, yaitu di bawah kepala surat sebelah kiri, di bawah kepala surat sebelah kanan, dan di bawah tubuh surat. 4. Alamat surat a. Alamat biasa Contoh: Jalan Mawar No.09 Jakarta Barat-56674 b. Alamat PO BOX: Contoh: PO BOX 25 JKT-67889 Contoh penulisan alamat: a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Yth. Bapak Yunan Arifin Jalan Candrakirana 14 Semarang - 52276 b. Alamat yang ditujukan kepada jabatan Yth. Kepala SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang Jalan Raya Ajibarang 45 Ajibarang – 65768 c. Menggunakan alamat orang lain Yth. Sdr. Lusi d.a. Sdr. Ana Maria Jalan Ronggowarsito 76 Semarang d. Menunjuk nama organisasi Kepada Toko Laris Jaya Jalan Melati 06 Bumiayu - 65657 e. Menunjuk langsung bagian yang dituju Yth. Kepala SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang u.p Waka Kurikulum Jalan Kalimasada 78 Ajibarang 5. Salam pembuka - Hormat Kami,  resmi - Salam Sejahtera,  akrab - Assalamualaikum Wr. Wb., - Merdeka. Untuk surat resmi bagian ini dapat dihilangkan atau masuk dalam alinea pembuka - Diberitahukan dengan hormat bahwa…. - Dengan hormat diberitahukan bahwa…. - Deangan hormat kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara… 6. Tubuh surat a. Alinea pembuka 1) Menunjuk surat yang ada/pernah diterima/dikirim - Sehubungan dengan surat Saudara No. 5/IX/11 tanggal 4 September 2011 tentang…. - Berdasarkan instruksi Menteri Pendidikan No.78/VII/11 tanggal 3 Juni 2011 tentang…. Maka…. - Setelah membaca surat Saudara Nomor…tangggal… (berkenaan dengan, menunjuk surat Saudara, membalas, menanggapi, memenuhi permintaan Saudara, sesuai dengan, setelah membaca,dll.) 2) Latar belakang/alasan - Dalam rangka memperingati… - Untuk meningkatkan …. - Mengingat masih banyak pegawai…, maka… - Sehubungan dengan rencana… 3) Langsung menyampaikan maksud - Diberitahukan dengan hormat, bahwa… - Diumumkan kepada seluruh siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, bahwa…. - Kami mengundang Bapak/Saudara…. - Kami meminta bantuan Saudara…. (ungkapan bersama apabila disertakan lampiran) 4) Alinea Inti Secara deduktif (umum ke khusus) - Mengingat tagihan rekening telepon mengalami kenaikan setiap bulannya, maka dengan ini diberitahukan kepada seluruh karyawan bahwa penggunaan telepon dibatasi hanya untuk kepntingan kantor. - Berkenan dengan ….. , maka ….. Secara induktif (khusus ke umum) - Dengan ini diberitahukan bahwa mulai bulan September 2011, penggunaan telepon kantor dibatasi hanya untuk keprluan kantor. Hal ini disebabkan oleh tagian rekening telepon kantor selalu mengalami kenaikan setiap bulan. - Diberitahukan kepada siswa …. Hal ini disebabkan ….. Alinea pembuka dipisah dengan alinea inti - Untuk meningkatkan pelayanan kepada siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, sejak tanggal 10 September 2011 kami akan melakukan pembangunan perpustakaan terpadu. Sehubungan dengan itu mulai tanggal tersebut sampai dengan pemberitahuan lebih lanjut pelayanan perpustakaan pada sore hari ditiadakan. Alinea pembuka digabung dengan alinea inti - Berkenaan dengan pembangunan Perpustakaan Terpadu, maka mulai tanggal 11 September 2011 pelayanan perpustakaan pada sore hari untuk sementara ditiadakan sampai ada pemberitahuan lebih lanjut. 5) Alinea penutup - Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih. - Kami menunggu balasan Saudara secepatnya. - Kami menunggu pesan Saudara. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih. - Semoga informasi ini bermanfaat bagi saudara. Terima kasih. - Demikian surat ini dibuat agar dipergunakan sebagaimana mestinya. - Semoga saudara maklum. Terima kasih. - Semoga kerja sama ini dapat ditingkatkan lagi di masa mandating. - Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih. 7. Salam penutup - Hormat kami, - Salam sejahtera, - Wassalam, 8. Jabatan penanda tangan surat a. Di atas tanda tangan (instansi pemerintah dan sebagian swasta menggunakan model ini) Hormat kami, Kepala Barda Sabastian, SE. NIP 123456789 b. Di bawah nama terang (instansi swasta sering menggunakan model ini) Hormat kami, Dani Safitri, S.Pd. Direktur c. Apabila ditandatangani oleh pihak yang diberi kuasa Hormat kami, p.p PT Mawar Hitam Wahyu Nugroho, M.Pd. 9. Tembusan Tembusan berfungsi untuk mengetahui kepada siapa saja surat disampaikan. Tembusan: 1. Yth. Ketua Yayasan Pendidikan Ma’arif NU Ajibarang 2. Yth. Pengurus harian yayasan D. Contoh Surat Dinas 1. Surat Perintah Surat perintah surat yang dipergunakan untuk memerintahkan seseorang agar melakukan suatu pekerjaan. Contoh: Petunjuik kerja Petunjuk penggunaan produk (peggunaan alat) dan petunjuk teknis kerja. Contoh: petunjuk pemasangan pompa, petunjuk penggunaan laptop, dll CONTOH SURAT PERINTAH TUGAS KEDINASAN 2. Surat Edaran Agar isinya dapat diketahui orang banyak. Pegawai (atasan) pegawai (bawahan). Isinya: anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. 3. Surat Pengumuman surat pengumuman adalah pemberitahuan kepada seseorang banyak tentang sesuatu masalah agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. SURAT A. Pengertian Surat Surat adalah alat komunikasi tulis untuk menyampaikan berita/informasi dari satu pihak ke pihak lain. B. Fungsi Surat 1. Alat komunikasi 2. Alat bukti tertulis 3. Alat pengingat 4. Alat bukti historis 5. Duta/wakil organisasi 6. Alat pedoman kerja C. Jenis Surat Berdasarkan isi/pembuatnya 1. Surat bisnis a. Surat permintaan penawaran b. Surat penawaran c. Surat pesanan d. Surat pengiriman barang e. Surat tuntutan/klaim 2. Surat dinas 3. Surat sosial 4. Surat pribadi a. Surat pribadi bersifat resmi Contoh: surat lamaran kerja, surat izin, surat permohonan. b. Surat pribadi bersifat tidak resmi D. Bagian Surat 1. SURAT DINAS a. Kepala surat (kop surat) • Nama lembaga/organisasi/instansi • Alamat lembaga/organisasi/instansi; • Nomor telefon, faximile, email, website; • Bidang usaha; • Nama dan alamat kantor cabang; • Logo organisasi. 2. Nomor, lampiran, dan hal surat - Nomor surat: kode urut, kode pokok maslah, bulan, tahun. - Lampiran: berapa lembar/bendel? - Hal: pemberitahuan/undangan/ 3. Tempat dan tanggal pembuatan surat Ada tiga cara penenmpatan tanggal surat, yaitu di bawah kepala surat sebelah kiri, di bawah kepala surat sebelah kanan, dan di bawah tubuh surat. 4. Alamat surat a. Alamat biasa Contoh: Jalan Mawar No.09 Jakarta Barat-56674 b. Alamat PO BOX: Contoh: PO BOX 25 JKT-67889 Contoh penulisan alamat: a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Yth. Bapak Yunan Arifin Jalan Candrakirana 14 Semarang - 52276 b. Alamat yang ditujukan kepada jabatan Yth. Kepala SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang Jalan Raya Ajibarang 45 Ajibarang – 65768 c. Menggunakan alamat orang lain Yth. Sdr. Lusi d.a. Sdr. Ana Maria Jalan Ronggowarsito 76 Semarang d. Menunjuk nama organisasi Kepada Toko Laris Jaya Jalan Melati 06 Bumiayu - 65657 e. Menunjuk langsung bagian yang dituju Yth. Kepala SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang u.p Waka Kurikulum Jalan Kalimasada 78 Ajibarang 5. Salam pembuka - Hormat Kami,  resmi - Salam Sejahtera,  akrab - Assalamualaikum Wr. Wb., - Merdeka. Untuk surat resmi bagian ini dapat dihilangkan atau masuk dalam alinea pembuka - Diberitahukan dengan hormat bahwa…. - Dengan hormat diberitahukan bahwa…. - Deangan hormat kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara… 6. Tubuh surat a. Alinea pembuka 1) Menunjuk surat yang ada/pernah diterima/dikirim - Sehubungan dengan surat Saudara No. 5/IX/11 tanggal 4 September 2011 tentang…. - Berdasarkan instruksi Menteri Pendidikan No.78/VII/11 tanggal 3 Juni 2011 tentang…. Maka…. - Setelah membaca surat Saudara Nomor…tangggal… (berkenaan dengan, menunjuk surat Saudara, membalas, menanggapi, memenuhi permintaan Saudara, sesuai dengan, setelah membaca,dll.) 2) Latar belakang/alasan - Dalam rangka memperingati… - Untuk meningkatkan …. - Mengingat masih banyak pegawai…, maka… - Sehubungan dengan rencana… 3) Langsung menyampaikan maksud - Diberitahukan dengan hormat, bahwa… - Diumumkan kepada seluruh siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, bahwa…. - Kami mengundang Bapak/Saudara…. - Kami meminta bantuan Saudara…. (ungkapan bersama apabila disertakan lampiran) 4) Alinea Inti Secara deduktif (umum ke khusus) - Mengingat tagihan rekening telepon mengalami kenaikan setiap bulannya, maka dengan ini diberitahukan kepada seluruh karyawan bahwa penggunaan telepon dibatasi hanya untuk kepntingan kantor. - Berkenan dengan ….. , maka ….. Secara induktif (khusus ke umum) - Dengan ini diberitahukan bahwa mulai bulan September 2011, penggunaan telepon kantor dibatasi hanya untuk keprluan kantor. Hal ini disebabkan oleh tagian rekening telepon kantor selalu mengalami kenaikan setiap bulan. - Diberitahukan kepada siswa …. Hal ini disebabkan ….. Alinea pembuka dipisah dengan alinea inti - Untuk meningkatkan pelayanan kepada siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, sejak tanggal 10 September 2011 kami akan melakukan pembangunan perpustakaan terpadu. Sehubungan dengan itu mulai tanggal tersebut sampai dengan pemberitahuan lebih lanjut pelayanan perpustakaan pada sore hari ditiadakan. Alinea pembuka digabung dengan alinea inti - Berkenaan dengan pembangunan Perpustakaan Terpadu, maka mulai tanggal 11 September 2011 pelayanan perpustakaan pada sore hari untuk sementara ditiadakan sampai ada pemberitahuan lebih lanjut. 5) Alinea penutup - Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih. - Kami menunggu balasan Saudara secepatnya. - Kami menunggu pesan Saudara. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih. - Semoga informasi ini bermanfaat bagi saudara. Terima kasih. - Demikian surat ini dibuat agar dipergunakan sebagaimana mestinya. - Semoga saudara maklum. Terima kasih. - Semoga kerja sama ini dapat ditingkatkan lagi di masa mandating. - Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih. 7. Salam penutup - Hormat kami, - Salam sejahtera, - Wassalam, 8. Jabatan penanda tangan surat a. Di atas tanda tangan (instansi pemerintah dan sebagian swasta menggunakan model ini) Hormat kami, Kepala Barda Sabastian, SE. NIP 123456789 b. Di bawah nama terang (instansi swasta sering menggunakan model ini) Hormat kami, Dani Safitri, S.Pd. Direktur c. Apabila ditandatangani oleh pihak yang diberi kuasa Hormat kami, p.p PT Mawar Hitam Wahyu Nugroho, M.Pd. 9. Tembusan Tembusan berfungsi untuk mengetahui kepada siapa saja surat disampaikan. Tembusan: 1. Yth. Ketua Yayasan Pendidikan Ma’arif NU Ajibarang 2. Yth. Pengurus harian yayasan 4. Memo Berisi: a. Meminta/memberi informasi, b. Member petunjuk, c. Intrusksi kepada bawahan. Bagian: a. Kepala memo Lembaga organisasi, pengirim, penerima, b. Isi memo c. Kaki memo Tempat tanggal, nama, dan nama terang pemberi memo.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar