BAB III
MEMAHAMI SURAT PERINTAH KERJA
A.
Pengertian Surat
Surat adalah alat
komunikasi tulis untk menyampaikan berita/informasi dari satu pihak ke pihak
lain.
B.
Fungsi Surat
1. Alat
komunikasi
2. Alat
bukti tertulis
3. Alat
pengingat
4. Alat
bukti historis
5. Duta/wakil
organisasi
6. Alat
pedoman kerja
C.
Jenis Surat
Berdasarkan
isi/pembuatnya
1. Surat
bisnis
2. Surat
dinas
3. Surat
pribadi
a.
Surat pribadi bersifat resmi
Contoh: surat
lamaran kerja, surat izin, surat permohonan.
b. Surat
pribadi bersifat tidak resmi
Berdasarkan
jenisnya
1. Himbauan
2. Petunjuk
3. Peraturan
4. Pedoman
5. Undang-undang
D.
Bagian Surat
1. Kepala
surat (kop surat)
a. Nama
lembaga/organisasi/instansi
b. Alamat
lembaga/organisasi/instansi;
c. Nomor
telefon, faximile, email, website;
d. Bidang
usaha;
e. Nama
dan alamat kantor cabang;
f.
Logo organisasi.
2. Nomor,
lampiran, dan hal surat
-
Nomor surat: kode urut, kode pokok maslah, bulan, tahun.
-
Lampiran: berapa lembar/bendel?
-
Hal: pemberitahuan/undangan/
3. Tempat
dan tanggal pembuatan surat
Ada tiga cara penenmpatan tanggal surat, yaitu di bawah kepala surat
sebelah kiri, di bawah kepala surat sebelah kanan, dan di bawah tubuh surat.
4. Alamat
surat
a. Alamat
biasa
Contoh: Jalan
Mawar No.09 Jakarta Barat-56674
b. Alamat
PO BOX:
Contoh: PO BOX
25 JKT-67889
Contoh penulisan alamat:
a.
Alamat yang ditujukan kepada perorangan
Yth. Bapak Yunan
Arifin
Jalan
Candrakirana 14
Semarang - 52276
b.
Alamat yang ditujukan kepada jabatan
Yth. Kepala SMK
Ma’arif NU 2 Ajibarang
Jalan Raya
Ajibarang 45
Ajibarang – 65768
c.
Menggunakan alamat orang lain
Yth. Sdr. Lusi
d.a. Sdr. Ana
Maria
Jalan
Ronggowarsito 76
Semarang
d.
Menunjuk nama organisasi
Kepada Toko Laris
Jaya
Jalan Melati 06
Bumiayu - 65657
e.
Menunjuk langsung bagian yang dituju
Yth Kepala SMK
Ma’arif NU 2 Ajibarang
u.p Waka
Kurikulum
Jalan Kalimasada
78
Ajibarang
5. Salam
pembuka
-
Hormat Kami, à
resmi
-
Salam Sejahtera,
à akrab
-
Assalamualaikum Wr. Wb.,
-
Merdeka.
Untuk surat resmi
bagian ini dapat dihilangkan atau masuk dalam alinea pembuka
-
Diberitahukan dengan hormat bahwa….
-
Dengan hormat diberitahukan bahwa….
-
Deangan hormat kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara…
6. Tubuh
surat
a.
Alinea pembuka
1) Menunjuk
surat yang ada/pernah diterima/dikirim
-
Sehubungan dengan surat Saudara No. 5/IX/11 tanggal 4
September 2011 tentang….
-
Berdasarkan instruksi Menteri Pendidikan No.78/VII/11
tanggal 3 Juni 2011 tentang…. Maka….
-
Setelah membaca surat Saudara Nomor…tangggal…
(berkenaan
dengan, menunjuk surat Saudara, membalas, menanggapi, memenuhi permintaan
Saudara, sesuai dengan, setelah membaca,dll.)
2) Latar
belakang/alasan
-
Dalam rangka memperingati…
-
Untuk meningkatkan ….
-
Mengingat masih banyak pegawai…, maka…
-
Sehubungan dengan rencana…
3) Langsung
menyampaikan maksud
- Diberitahukan
dengan hormat, bahwa…
- Diumumkan
kepada seluruh siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, bahwa….
- Kami
mengundang Bapak/Saudara….
- Kami
meminta bantuan Saudara….
(ungkapan bersama apabila disertakan
lampiran)
4) Alinea
Inti
Secara deduktif (umum ke khusus)
- Mengingat tagihan rekening telepon mengalami
kenaikan setiap bulannya, maka dengan ini diberitahukan kepada seluruh karyawan
bahwa penggunaan telepon dibatasi hanya untuk kepntingan kantor.
- Berkenan
dengan ….. , maka …..
Secara induktif (khusus ke umum)
- Dengan
ini diberitahukan bahwa mulai bulan September 2011, penggunaan telepon kantor
dibatasi hanya untuk keprluan kantor. Hal ini disebabkan oleh tagian rekening
telepon kantor selalu mengalami kenaikan setiap bulan.
- Diberitahukan
kepada siswa …. Hal ini disebabkan …..
Alinea pembuka dipisah dengan alinea inti
- Untuk
meningkatkan pelayanan kepada siswa SMK Ma’arif NU 2 Ajibarang, sejak tanggal
10 September 2011 kami akan melakukan pembangunan perpustakaan terpadu.
Sehubungan dengan
itu mulai tanggal tersebut sampai dengan pemberitahuan lebih lanjut pelayanan
perpustakaan pada sore hari ditiadakan.
Alinea pembuka
digabung dengan alinea inti
- Berkenaan
dengan pembangunan Perpustakaan Terpadu, maka mulai tanggal 11 September 2011
pelayanan perpustakaan pada sore hari untuk sementara ditiadakan sampai ada
pemberitahuan lebih lanjut.
5) Alinea penutup
- Atas
perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih.
- Kami
menunggu balasan Saudara secepatnya.
- Kami
menunggu pesan Saudara. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
- Semoga
informasi ini bermanfaat bagi saudara. Terima kasih.
- Demikian
surat ini dibuat agar dipergunakan sebagaimana mestinya.
- Semoga
saudara maklum. Terima kasih.
- Semoga
kerja sama ini dapat ditingkatkan lagi di masa mandating.
- Besar
harapan kami atas terkabulnya permohonan ini. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara
kami mengucapkan terima kasih.
7. Salam
penutup
-
Hormat kami,
-
Salam sejahtera,
-
Wassalam,
8. Jabatan penanda tangan surat
a. Di
atas tanda tangan (instansi pemerintah dan sebagian swasta menggunakan model
ini)
Hormat kami,
Kepala
Barda Sabastian,
SE.
NIP 123456789
b. Di
bawah nama terang (instansi swasta sering menggunakan model ini)
Hormat kami,
Dani Safitri,
S.Pd.
Direktur
c. Apabila
ditandatangani oleh pihak yang diberi kuasa
Hormat kami,
p.p PT Mawar
Hitam
Wahyu Nugroho,
M.Pd.
9. Tembusan
Tembusan
berfungsi untuk mengetahui kepada siapa saja surat disampaikan.
Tembusan:
1. Yth.
Ketua Yayasan Pendidikan Ma’arif NU Ajibarang
2. Yth.
Pengurus harian yayasan
D.
Model Surat
Perintah Kerja
1.
Surat Perintah
surat erisi
perintahdari atasan kepada bawahan.
Contoh:
KEMENTERIAN
KESEHATAN RI
DINAS
PENDIDIKAN KABUPATEN BANYUASIN
Jalan Diponegoro 56 Purwokerto, Telp
175000, Fax. 5665656
SURAT
PERINTAH
No.: 28/PRT/VII/2011
Dasar : Dalam rangka menanggulangi wabah
penyakit demam berdarah maka dipandang untuk melakukan Program Pencegahan
Penyakit Demam Berdarah di daerah rawan endemik.
Kepada
: dr. Asmara Ningsih, Dokter Puskesmas Bukitsekali.
Untuk :1. Merencanakan Program Pemberantasan
Pencegahan Penyakit Demam Berdarah.
2. Memberikan obat abate kepada
masyarakat.
3. Melakukanpenyemrotan ke rumah
penduduk dan sekolah.
4. Semua biaya dibiayai dengan
anggaran Dinas Kesehatan Kabupaten
Banyuasin.
5. Perintah ini agar
dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Dikeluarkan di : Banyuasin
Pada tanggal
: 12 Mei 2011
Kepala,
ttd
Dr.
dr. Fahri Aziz
PERUSAHAAN
ANEKA RASA
Jalan Pancurendang 45, Telp.(021)
56363737, Fax. (041) 8743665
Nomor: 06/T7/VII/11 19 Agustus
2011
Lamp. :
Hal : Mengikuti
Pelatihan
Yth. Bapak Bimo Silalahi
Bid. Produksi
Di Ajibarang
Dalam rangka meningkatkan kemampauan untuk mencapai produktivitas dan
efisiensi kerja yang sebesar-besarnya maka diperintahkan kepada Saudara untuk:
1.
Mengikuti Pelatihan Makanan Khas Banyumas yang
diselnggarakan yang diselenggarakan oleh Dinas Pariwisata.
2.
Pelatihan berlangsung dari tanggal 25 s.d 1 September
2011 bertempat di Hotel Dinasti Purwokerto.
3.
Biaya untuk keperluan ditanggung oleh perusahaan.
4.
Melaporkan hasil pelaksanaan Surat Perintah ini kepada
Biro Kepegawaian atasan langsung yang bersangkutan.
Demikian surat perintah ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik.
Direktur,
2. Surat Edaran
Surat
edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada
pejabat/pegawai
SEKRETARIS
DAERAH
Jalan Kacangijobae 45, Telp.(021)
56363737, Fax. (041) 8743665
Nomor : 06/T7/VII/11 19 Agustus
2011
Lamp. :
Hal : Warna
Tinta Stempel
Yth. Lurah
Seluruh kabupaten Brebes
Di Brebes
SURAT EDARAN
Berdasarkan pencermatan di lapangan, diketahui bahwa penggunaan tinta
stempel LPMK, RT, dan RW tidak sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka diminta kepada Lurah untuk
menyampaikan kepada LPMK, RT, dan RW di wilayahnya bawha berdasarkan Peraturan
Bupati Brebes Nomor 56 Tahun 1997, stemnpel LPMK, RT,dan RW menggunakan tinta
berwarna biru.
Demikian untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
SEKRETARIS DAERAH
ASISTEN TATA PRAJA
Drs. Toto Sirait,
M. Si.
Tembusan:
1.
Asisten Tata Praja Setda Brebes
2.
Ka. Bag. Tata Pemerintahan Setda Kabupaten Brebes
Camat
Seluruh kabupaten Brebes.
3. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah pemberitahuan
kepada seseorang banyak tentang sesuatu masalah agar diketahui dan dilaksanakan
oleh orang banyak yang berkepentingan.
SD
PELITA HARAPAN
Jalan Kacangijobae 45, Telp.(021)
56363737, Fax. (041) 8743665
Surabaya
Nomor: 06/T7/VII/11 19 Agustus
2011
Lamp. :
Hal :
Penerimaan Murid Baru
Yth. Lurah
Seluruh kabupaten Brebes
Di Brebes
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan penerimaan murid baru tahun ajaran
2011/2012 dengan ini diumumkan hal-hal sebagai berikut.
1.
Waktu pendaftaran dari tanggal 12-25 Juni 2011 setiap
hari kerja pukul 08.00-10.00.
2.
Syarat-syarat pendaftaran:
a.
Berusia minimal 6 tahun (terhitung 1 Juli 2011).
b.
1 lembar fotokopi akte kelahiran.
c.
1 lembar fotokopi kartu keluarga.
d.
2 lembar pas foto 3x4.
e.
Membayar formulir pendaftaran seharga Rp50.000.
Bagi yang belum melengkapi syarat-syarat di atas mohon segera
dipersiapkan. Atas kerja sama Bapak/Ibu/Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Drs. Toto Sirait,
M. Si.
DEPARTEMEN
PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS
NEGERI SEMARANG
Jalan Sekaran 45, Telp.(021) 56363737 Semarang
PENGUMUMAN
No.: 23/PH/VI/11
Tentang
Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun 2011/2012
Dalam rangka penerimaan mahasiswa baru tahun 2011/2012, maka untuk
menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dengan ini Rektor Universitas Negeri
Semarang mohon perhatian masyarakat mengenai hal-hal sebagai berikut:
1.
Universitas Negeri Semarang tidak mengakui dan tidak
melayani oknum-oknum yang menyebut dirinya sebagai perantara bagi penerimaan
mahasiswa baru untuk tahun ajaran 2011/2012.
2.
Universitas Negeri Semarang tidak mengadakan pungutan
biaya apapun di luar biaya ujian masuk perguruan tinggi negeri tahun 2011
sebesar Rp 100.000,00 untuk kelompok IPA/IPS, dan RP 150.000,00 untuk Kelompok
IPC per calon.
3.
Punggutan bagi para mahasiswa yang telah diterima
adalah SPP dan dana lain sesuai dengan peratur an yang berlaku.
Berhubung dengan hal-hal tersebut di atas maka diserukan kepada
masyarakat agar tidak menghubungi dan memberikan pembayaran uang atau apapun
juga kepada siapapun yang berhubungan dengan penerimaan mahasiswa baru di
Universitas Negeri Semarang.
Kerugian yang timbul karena pembayaran/pemberian tersebut bukanlah
tanggung jawab Universitas Negeri Semarang.
Semarang, 26 Mei 2011
Rektor
UNNES
Prof.
Dr. Sudijono Sastroatmojdo, M.Si.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar